JustBuy: як пройти демонстрацію, зібрану під ваш магазин
Як магазин працює день у деньзвернення, замовлення, IMEI, посилка, гроші
Від повідомлення в Instagram до грошей на рахунку
Одне звернення проходить весь шлях: питання в директі, перевірка вільного залишку, резерв, рахунок, ТТН Нової Пошти з післяплатою, фіскальний чек, гроші на рахунку і остання цифра, заради якої це все, скільки лишилось магазину.
Це перший екран, який власник бачить зранку. На ньому те, що вирішується сьогодні.
Клієнт пише в Instagram. Це те саме вікно, куди падають Telegram, чат сайту і пропущені дзвінки, тому нічого не губиться між застосунками.
Головне питання «є чи немає» вимагає вільного залишку: без того, що вже зарезервовано під інші замовлення.
Агент відповідає сам: наявність, ціна, спосіб доставки і строк. Нічого не вигадує, кожна цифра з попереднього екрана.
Аксесуар підбирається під конкретну модель апарата. Скло для 17 Pro Max на 16e не запропонується.
Замовлення створене прямо з діалогу. Позиції, ціни і собівартість підтягнулись самі, менеджер нічого не переписував руками.
Поки клієнт думає, апарат зарезервований. Це та дірка, через яку магазини продають одну штуку двом людям.
Це та цифра, якої в звичайній CRM немає. Чистий заробіток: те, що лишиться після податку, собівартості і всіх утримань.
Комірник бере конкретний апарат з власним номером. Далі саме цей номер тримає гарантію, сервіс і повернення.
Накладна створюється з замовлення, а не набирається окремо в кабінеті перевізника. Післяплата дорівнює сумі замовлення, тут неможливо помилитись на нуль.
Продаж фізичній особі потребує чека. Він пробивається тим самим рухом, в одній програмі.
Статус тягнеться сам. Магазину не треба заходити в кабінет перевізника, щоб дізнатись, що посилка вже тиждень лежить на відділенні.
Післяплата приходить одним платежем за кілька посилок. Розібрати його руками це та рутина, яку ніхто не любить.
Один екран, який закриває питання «чи варта була ця продажа роботи». Тут немає жодної цифри, яку не можна відкрити до документа.
Замовлення пройшло за 14 кроків, з них 11 зробив агент сам. Ручними лишились рішення про знижку і видача апарата з IMEI. Час від питання клієнта до готової ТТН у демонстрації 6 хвилин проти 40 хвилин ручної роботи в тому самому магазині.
- Доступ до сторінки в Instagram і до Telegram-бота магазину, щоб звернення потрапляли в одне вікно.
- Ключ API Нової Пошти, щоб ТТН створювались прямо з системи.
- Дані ПРРО (Checkbox або інший), щоб чек пробивався тим самим рухом.
Кожен апарат зі своїм IMEI
Показує різницю між товарним обліком «кількість на складі» і обліком техніки, де одиниця це конкретний апарат зі своєю історією.
Ліворуч те, що бачить власник у більшості систем. Праворуч те саме, але поштучно. Гарантія тримається лише на поштучному обліку праворуч.
На приході комірник сканує кожен апарат. Це та єдина хвилина роботи, яка далі закриває десяток питань.
З моменту продажу апарат перестає бути складською одиницею і стає апаратом покупця. Далі все чіпляється сюди.
Клієнт називає номер або приносить коробку. Система одразу каже, чи це наш апарат, коли проданий і чи діє гарантія.
Апарат у сервісному центрі. Найчастіше клієнт питає «коли». І саме на це у магазину зазвичай немає відповіді.
Підмінні апарати губляться найчастіше, бо вони ніде не лежать як товар. Тут це той самий облік, просто інший стан.
Прийнятий у залік апарат потрапляє в той самий облік: номер, оцінка, стан, потім перепродаж і своя маржа.
Один номер тримає весь ланцюг: прихід, продаж, гарантія, ремонт, повернення, перепродаж. Питання «а коли ви його продали і що з гарантією» закривається за 5 секунд замість пошуку по чатах.
- Сканер штрихкодів на приймання і видачу.
- Вивантаження IMEI від постачальників у будь-якому вигляді, хоч у Excel.
Посилка, яку не викупили
Невикуп коштує грошей. Гроші не прийшли, товар два тижні їхав туди і назад за наш рахунок, повернувся вже розпакованим, і все це зазвичай ніде не порахували.
Найпоширеніша помилка в цій цифрі: у знаменник беруть усі посилки, разом з тими, що ще їдуть. Виходить красиво і безглуздо.
Конкретний випадок. Клієнт не забрав, посилка поїхала назад, і магазин заплатив за це двічі.
Ось та сама подія в грошах. Жодна з цих сум не з’являється в звіті «продажі за місяць».
Найдешевше вирішення невикупу: встигнути до того, як посилка поїде назад. Тут працює розклад і три повідомлення.
Один невикуп це випадковість. Два від однієї людини це вже система, і магазин має право працювати з нею інакше.
Повернена посилка не зникає. Вона стає рішенням: на полицю, в уцінку або постачальнику.
Те, заради чого все це рахується: скільки невикуп забрав за місяць і чи стало краще.
Відсоток викупу рахується чесно (посилки в дорозі не потрапляють у знаменник), ціна невикупу видно у грошах, а повторні неплатники переводяться на передоплату автоматично.
- Ключ API Нової Пошти для статусів.
- Рішення власника, з якого разу клієнт переходить на передоплату.
Rozetka дешевша: переоцінка, яка не ріже маржу
Показує, що переоцінка це рішення з двома обмеженнями: ринок зверху і власна собівартість знизу.
Ціни знімаються щодня. Порівняння свіже, поки ще є час відреагувати.
Поріг рахується: це собівартість, поділена на допустиму маржу, і потім повернений ПДВ, бо на полиці ціна з податком.
Агент не міняє ціну сам. Він приносить рішення з розрахунком, і його видно за пʼять секунд.
Прийняте рішення розходиться скрізь: сайт, Rozetka, Prom, OLX. Без ручного перебивання в чотирьох кабінетах.
Переоцінка має сенс тільки якщо видно результат. Ось він, без прикрас.
Підставте свій відсоток мінімальної маржі і подивіться, як поїде поріг на тій самій позиції.
Ціни на ходові позиції переглядаються щодня, пропозиція приходить з розрахунком. Позиції, де опускатись нікуди, видно окремо: там питання в закупівлі.
- Список позицій, за якими стежимо (зазвичай 200 до 400 ходових).
- Рішення, з якою мінімальною маржею працюємо по кожній групі.
Що закупити зараз і на скільки вистачить
Замість поля «залишок» у картці товару система показує, на скільки днів цього залишку вистачить, коли треба замовляти і що буде, якщо не замовити.
Залишок сам по собі нічого не каже. Три штуки це багато чи мало, залежить від того, скільки їх продається на день.
Найчастіша претензія до таких систем: «звідки взялась ця цифра». Тому кожен рядок написаний людською мовою.
Кількість не береться з цільового рівня в картці. Вона обрізається горизонтом, який можна захистити перед власником.
У техніці грудень важить приблизно два з половиною звичайні місяці. План закупівель, який цього не знає, приведе магазин у грудень з порожнім складом.
Обрані рядки перетворюються на замовлення постачальнику. Розбиття по постачальниках і сумах робить система.
Строк постачання це головна цифра в цьому розрахунку. Підставте свій і подивіться, як зміниться рекомендація.
Список закупівлі збирається сам, кожен рядок пояснює себе словами, і його можна перетворити на замовлення постачальнику одним рухом.
- Строки постачання по кожному постачальнику.
- Мінімальні партії, якщо вони є.
Гроші, склад і документизаробіток на замовленні, склад, документи, борги, переїзд
Чи я заробляю на цьому замовленні
Найважливіший екран для магазину техніки. Валова маржа 12 % і комісія майданчика 14 % це мінус, і побачити його треба ще до відправки.
Ось замовлення з Rozetka. Валова маржа 12,4 %, і в будь-якому звіті про продажі воно буде в зеленому.
А тепер те, що з цих тридцяти однієї тисячі реально лишилось.
Одне таке замовлення це прикрість. Сто таких це діра в бюджеті, якої ніхто не бачить.
Ось той самий місяць у розрізі каналів. Rozetka дає найбільший оборот і найбільший мінус одночасно.
Система не пропонує «прибрати Rozetka». Вона показує, які саме позиції там працюють у мінус, і скільки коштує кожне рішення.
Підставте ставку свого майданчика і подивіться, при якій валовій маржі замовлення перестає бути прибутковим.
Розстрочка і частинами це найдорожчий спосіб отримати гроші. У магазині техніки він же найпопулярніший.
Видно, які канали і які товари працюють у мінус, скільки таких замовлень за період і чому саме. Далі це рішення: підняти ціну на цьому каналі, прибрати позицію або змінити спосіб оплати.
- Ставки комісій по кожному майданчику.
- Тарифи еквайрингу і розстрочки по кожному банку.
- Реальна собівартість кожної партії.
Склад як документи
Склад це документи, кожен з яких пояснює, чому цифра змінилась. Поле «залишок» у картці лише їхній підсумок.
Питання не в тому, скільки штук. Питання в тому, звідки взялась ця цифра і хто за неї відповідає.
Собівартість це ціна в накладній плюс доставка, митниця і брокер, поділені на партію.
Товар поїхав у торговий зал. Це один документ, який міняє обидва залишки.
Списання це найтонше місце будь-якого складу. Тому воно завжди має причину, суму і людину.
Перерахунок дає перелік позицій з різницею і з тим, звідки вона могла взятись.
На чотирьох тисячах позицій найбільше часу забирає пошук товару. Комірка перетворює пошук на адресу.
Будь-яку зміну залишку можна відкрити до документа і до людини. Інвентаризація перестає бути днем паніки: розбіжність видно по кожній позиції з причиною.
- Список складів і місць зберігання.
- Хто має право списувати і на яку суму без погодження.
Первинка: рахунок, видаткова, ТТН, податкова
Роздріб живе чеком, але щойно зʼявляється покупець з ЄДРПОУ, потрібен повний пакет. Це та частина, якої в системі не було зовсім.
Той самий магазин, але покупець це компанія. З цієї секунди чека недостатньо.
Документи не набираються заново. Вони збираються з тих самих позицій, тому розбіжність між ними неможлива за побудовою.
Найдорожча помилка в цьому списку. Пропущений строк реєстрації це штраф, і про нього дізнаються вже після.
Для імпортованого товару в накладній потрібен код УКТЗЕД на потрібну кількість знаків.
Документи роздруковуються у звичному вигляді, з реквізитами і підписами, як їх звикли бачити бухгалтер і покупець.
Пакет документів формується з замовлення, номери наскрізні, податкова накладна не пропускає строк реєстрації.
- Реквізити ваших юросіб і підписантів.
- Кабінет ЕДО, якщо документи підписуються електронно.
- Коди УКТЗЕД для імпортних позицій.
Опт: борг, ліміт і блокування відвантаження
Роздріб платить одразу, опт платить потім. Саме тут магазини втрачають гроші тихо: відвантажили ще раз тому, хто вже винен.
Відвантаження не проводиться. Не тому, що агент так вирішив, а тому, що правило встановив власник.
Підписаний двосторонньо акт звірки перериває позовну давність. Це головний інструмент стягнення, і його зазвичай складають в Excel по пів дня.
Середня затримка по кожному партнеру це основа для розмови про відстрочку і про знижку.
Борг видно за строками, ліміт працює автоматично, а рішення відвантажити понад ліміт це свідома дія власника.
- Кредитні ліміти і відстрочки по кожному партнеру.
- Хто має право дозволити відвантаження понад ліміт.
Переїзд з WooCommerce: 4 100 товарів і вся історія
Без зрозумілого переїзду будь-яка система це стрибок у невідоме. Тут показано, як саме заходять товари, клієнти, залишки і історія замовлень, і що робиться з тим, що не зійшлося.
Перший прогін нічого не змінює. Він тільки читає файл і каже, що з ним не так.
Головна цифра тут не «завантажено 4 000». Головна це «пропущено 128 і ось чому».
Дублі клієнтів це найтонше місце. Обʼєднати не тих означає змішати чужі замовлення.
Перед тим як почати працювати, обидві системи мають зійтись у трьох цифрах.
Найспокійніший спосіб переїхати це тиждень, коли працюють обидві системи, а ввечері звіряються цифри.
Переїзд іде у чотири прогони: пробний, звірка, робочий і паралельний тиждень, коли обидві системи працюють разом.
- Доступ до адмінки WooCommerce або вивантаження CSV.
- Людина з вашого боку, яка підтвердить спірні позиції.
Як це впроваджуєтьсяджерела, журнал, межі, навчання, приймання, обсяги, доступи, безпека
Звідки агент бере дані
Знімає головне заперечення технічної людини: система не бере цифри зі стелі, у кожної є джерело, напрям (читаємо чи пишемо) і поведінка при збої.
Ось повний перелік. Нічого крім цього агент не читає і нікуди більше не пише.
Це питання ставлять рідко, а воно найважливіше. Мовчазна помилка гірша за гучну.
Конкретно: коли востаннє був успішний обмін і скільки він тривав.
Розділення важливе: більшість страхів навколо систем це страх, що вона щось зіпсує в робочій базі.
Частина знань магазину живе в голові і в чатах. Це нормально, і з цим теж треба щось робити.
Карта джерел це перший документ, який треба узгодити. Далі все інше стає технічною роботою.
Видно повну карту інтеграцій, і видно, що жодна з них не вигадана: те, чого немає ключа, працює на посіяних даних і про це написано прямо.
- Ключі до тих систем, які вирішите підключати.
- Один технічний контакт з вашого боку.
Під капотом: журнал дій
Показує, що кожен крок системи прозорий. Кожна дія має час, підставу і джерело цифри, і це можна показати бухгалтеру або аудитору.
Розділення на дії агента і дії людей. Це те, що потрібно, коли треба розібратись, чому щось пішло не так.
Будь-яку цифру на будь-якому екрані можна довести до документа за два кліки.
- Нічого. Журнал працює з першого дня і не налаштовується.
Межа самостійності: де агент сам, а де питає
Знімає страх «а раптом воно щось зробить не так». Межа задана в налаштуванні, і вона видима.
Навіть у дозволених діях є межа. Якщо агент не впевнений, він не робить, а питає.
Помилки будуть. Питання не в тому, чи будуть, а в тому, що станеться далі.
Межа проєкту теж має бути записана, інакше очікування розходяться на третьому місяці.
Права міняє власник, і кожна зміна лишає слід. Це те, що відрізняє налаштування від домовленості на словах.
Кожна дія агента має рівень: сам, з підтвердженням, тільки людина. Рівні міняє власник, і зміна лишає слід у журналі.
- Рішення власника, які дії дозволити з першого дня.
Навчання лише з підтверджень людини
Відповідає на конкретне питання: що буде, якщо менеджер підтвердить помилкове правило. Відповідь у тому, що правило видиме, іменне і скасовне.
Правило народжується з підтвердженого рішення в конкретному випадку.
Це і є відповідь на питання «а якщо підкажуть неправильно». Правило не розчиняється в моделі, воно лежить рядком.
Третій рядок вище це помилкове правило. Ось як воно виглядає і чим закінчується.
Порядок завжди один. Спочатку агент пропонує і людина підтверджує, потім те, що не помилялось, переходить у самостійне.
Агент вчиться тільки на підтверджених людиною рішеннях, кожне правило видно списком, у кожного є автор і дата, будь-яке скасовується одним рухом.
- Рішення, хто саме має право підтверджувати правила.
Як ми перевіряємо агента до виходу на клієнтів
Показує, що між «зробили» і «пустили до клієнтів» є окремий етап з перевірками і цифрами.
Найчесніша перевірка: узяти ваші минулі замовлення і подивитись, що агент зробив би тоді.
Перевірки не абстрактні. Кожна ловить конкретний тип помилки, який дорого коштує.
Документ, який підписує ваша людина. Поки він не підписаний, агент не спілкується з клієнтами.
Агент виходить на живих клієнтів тільки після прогону на вашій власній історії і після підписаного чеклиста приймання.
- Вивантаження ваших замовлень за три місяці для прогону.
- Одна людина з вашого боку на приймання.
Ваші обсяги і скільки це ручної роботи
Дає власнику порахувати на своїх цифрах, скільки годин на місяць зараз іде на роботу, яку робить система.
Три повзунки. Замовлень на місяць, позицій у каталозі і скільки людей цим займається.
Чесно: не всі години. Частина роботи це рішення людини, і вона лишається.
Години це найпростіше для рахунку, але не найбільше за ефектом.
За що платиться. Без ставок у демонстрації: ціна рахується під конкретний перелік модулів і обсяг.
Видно обсяг роботи у годинах. Ставку і висновок про гроші власник робить сам, ми не рахуємо його економіку за нього.
- Нічого. Повзунки рухаються прямо тут.
Що потрібно від вас
Прибирає найдовшу паузу в будь-якому проєкті: коли всі домовились, але ніхто не знає, що саме треба надати.
Тут потрібні домовленості, і найдовше зазвичай чекаємо саме їх.
Один список, розбитий на те, що потрібно на старті, і те, що можна дати пізніше.
- Одна людина з вашого боку, яка відповідає за доступи.
Безпека і контур
Закриває питання, яке власник магазину зазвичай ставить останнім, а хвилюється про нього першим: де лежать дані клієнтів і що бачить стороння модель.
Видно межу контуру, видно, що саме йде в модель, і видно, що персональні дані клієнтів туди не потрапляють.
- Рішення про контур: наша інфраструктура чи ваша.